TEST OG UDDANNELSE
Det kan lyde lidt trivielt, at nyudviklede systemer skal testes, inden man gør dem operative, men det er ikke en triviel opgave, for man skal have planlagt testning således, at man ikke blot får testet alle funktionelle krav og performance, men også alle de unævneligt måder, brugere kan finde på, at udsætte systemet for. Derfor er det en god ide, at kæde test og uddannelse sammen.
Der skal udarbejdes både en testplan og en uddannelsesplan, og eksekveringen af plannerne kan med fordel ske parallelt, idet mange fejl først opdages, når slutbrugerne kommer til tasterne.
TEST OG UDDANNELSE
Det kan lyde lidt trivielt, at nyudviklede systemer skal testes, inden man gør dem operative, men det er ikke en triviel opgave, for man skal have planlagt testning således, at man ikke blot får testet alle funktionelle krav og performance, men også alle de unævneligt måder, brugere kan finde på, at udsætte systemet for. Derfor er det en god ide, at kæde test og uddannelse sammen.
Der skal udarbejdes både en testplan og en uddannelsesplan, og eksekveringen af plannerne kan med fordel ske parallelt, idet mange fejl først opdages, når slutbrugerne kommer til tasterne.
Teststrategi og plan
Den eneste måde, man som kunde kan sikre, at det eller de systemer, man har bestilt udviklet virker, er gennem testning. Struktureret, planlagt og velgennemførte tests, er garantien for at systemerne virker. En testplan skal indgå i overvejelser allerede i strategifasen.
Afhængigt af systemerne og relateret kan testplanen opbygges forskelligt, men når vi snakker ERP og webshop systemer, vil testplanen overordnet se ens ud, og kan generelt deles op i standard funktionalitet og brugerdefineret funktionalitet. Standard funktionalitet dækker over system-funktioner som bruges off-the-shelf, eventuelt med noget opsætning eller konfiguration. Her behøves kun test af opsætning. Brugerdefineret funktionalitet designes og kodes til systemet, og vil typisk være forskellig fra system til system. Det kræver mere grundig test.
Selve testplanen opdeles i faser, hvor man i hver fase tester op imod krav eller design. Sluttest af systemet, eller operationel test, skal vise af brugerkravene er opfyldt, og udføres sammen med kunden. Funktionel test udføres op imod systemkrav/systemdesign, af systemudvikleren. Under en system integration og test, sættes alle systemelementer sammen i rækkefølge, og funktioneliteten mellem moduler testes. Endelig er det op til programmøren, at test sin egen kode på modulniveau. Sådan kan en testplan forløbe, men den kan både være simplere eller mere kompleds, afhængigt af systemet.
Uddannelsestrategi og plan
Uddannelsesstrategi handler om, at udstyre brugerne med den nødvendige viden om systemet, så de kan udføre deres opgaver effektivt fra dag 1. Det er vores holdning, at kunden bedst selv foretager opsætninger og konfiguration af systemerne, og derfor kommer en del uddannelse ind meget tidligt i forløbet. Det er så systemeksperternes opgave, at uddanne virksomhedens medarbejdere, så de kan foretage opsætningen. Derfor en det vigtigt med en plan for, hvilke medarbejdere som skal uddannes, hvad de skal uddannes i, og på hvilket tidspunkt de skal uddannes. Det er projektlederens opgave, at forestå denne planlægning.
ERP medarbejderuddannelse
ERP systemer er komplekse systemer, som det kan være rigtigt svært at danne sig et overblik over. Selvfølge skal system-designet sikre, at en given brugerolle kun har adgang til den funktionalitet, som rollen kræver, men ingen systemer kan laves så brugervenlige, at uddannelse ikke er nødvendig.
Meget dokumentation vil allerede være til rådighed online hos systemproducenten. Men det vil ofte være gavnligt, at medarbejderne får en introduktion, hvilket bringer dem hurtigt igang. I et ERP-system opererer alle brugere på samme side af systemet, og vil derfor være opdelt i system-brugerroller.
E-commerce brugeruddannelse
Webshop-medarbejdere
Modsat ERP-systemer, har en webshop både en front-end og en back-end, med helt forskellige brugerroller. Front-enden betjenes primært af kunderne, hvor back-enden betjenes af medarbejderne.
I nogle systemer, kan man udføre ordrebehandling direkte fra e-commerce systemet back-end, hvor brugerrollen er pakkeri. Her drejer det sig om, at få udvalgt dagens ordrer til forsendelse, samt få dem pakket og sendt.
Mere traditionelt arbejde i et e-commerce system, er indhold, som kan være enten af informativ art, eller produkter og kategoriseringer. Informationsindhold dækker over forside, samt alle andre sider som ikke indeholder produkter. I nogle systemkonfigurationer sker produktoprettelse også fra e-commerce systemet. Denne rolle er ofte betegnet som web-administrator, og kræver godt kendskab til produkter og SEO. Det er også webshoppen, som interagerer med diverse online markedsføringsplatforme, og en eventuel prisrobot.
Webshoppens kunder
Webshoppens kunder bliver ofte glemt, når der skal udvikles en ny webshop. Hvis man migrerer fra et gammelt til et nyt design, kan det være en god ide på forhånd, at advisere sine kunder om, hvordan det nye system kommer til at virke. Specielt hvis man laver meget om, eller indfører specielle funktioner. Så står kunden ikke pludselig i en situation, hvor de ikke kan finde rundt på webshoppen. I almindelighed kan man godt argumentere for, at der burde være adgang til en online brugermanual for webshoppens kunder, hvilket også kan spare medsarbejdertid til telefon-assistance.
Dokumentation
Vigtigheden af dokumentation er ofte overset, og anses tit for at være mere til besvær end gavn. Men dokumentation er kvalitetssikring af din virksomhed, hvor du sikrer dig, at viden og procedurer forankres i din virksomhed, og ikke i hovedet på ansatte eller eksterne konsulenter. Hvis man ønsker ISO9000 certificering, er det et krav, at alle procedurer i virksomheden er dokumenteret. Læs mere om kvalitetsledelse her: https://www.ds.dk/da/om-standarder/ledelsesstandarder/iso-9001-kvalitetsledelse.
Vi opdeler dokumentation i to kategorier, udviklingsdokumentation og brugerdokumentation. Udviklingsdokumentation holdes på et minimum, men nok til, at opnået viden forankres i projektet og ikke i hovedet på en intern/ekstern medarbejder.
Hvor struktureret processen med udviklingsdokumentation skal være, afhænger meget at størrelsen på projektet og virksomheden. For en mindre virksomhed, kan processen være forholdsvis uformel, men for en stor virksomhed, hvor der er meget på spil, med mange aktører, kan det være gavnligt med en mere formel og struktureret proces.
Anderledes forholder det sig med brugerdokumentation, hvor det er vigtigt at alle processer er velbeskrevet, og gerne i et kvalitetssystem. Det gælder hvad enten det er en lille eller en stor virksomhed. Ligeledes er det vigtigt, at man opdaterer brugerdokumentationen, hvis man finder løsning på problemer, eller bedre måder at udføre processerne. Så er viden og information altid forankret i virksomheden, og ved nyansættelser kan man hurtigt bringe medarbejderen ajour med arbejdsopgaverne.
ERP dokumentation
Der bør oprettes en brugermanual for hver brugerrolle i systemet, så hver medarbejder hurtigt kan overskue at finde relevant brugsinformation for netop sine arbejdsopgaver. Det kunne inkludere dokumentation for:
- Finans, bogholderi og administration
- Indkøb
- Lager
- Produktoprettelse og prissætning
- Salg og CRM
- Produktion
- Pakkeri / forsendelse
- Forsyningskæde (SCM)
- Service
- Medarbejderadministration
E-commerce dokumentation
Det er et kompleks arbejde, at være web-administrator, og der er god grund til, at man dokumenterer arbejdet og processerne grundigt. Dokumentation kunne omfatte:
- CMS administration.
- Produktoprettelse.
- Produktfotografering.
- Produktkategorisering.
- SEO / PPC administration
- Prisrobot.
- Online integrationer, f.eks Pricerunner.
- Betalingsgateway.
- Fragtadministration.
- Online markedsføringsværktøjer, f.eks. Google Search Console, Analytics, Ads, Business Profile, osv.