VIRKHEDSSTRATEGI
ERP / E-COMMERCE STRATEGI
Strategiplanlægning er et vigtigt element i virksomhedsledelse, så det sikres, at virksomheden på velovervejet og struktureret vis, når sine målsætninger gennem planlægning, styring og opfølgning. For implementering af ERP og e-commerce systemer, er det virksomhedens strategi, som sikrer, at virksomheden får de rigtige løsninger, som understøtter virksomhedens strategiske mål, gennem etablering af målsætninger for systemerne selv. Gennem en veltilrettelagt ERP og e-commerce strategi sikres det, at krav til brug og funktionalitet identificeres og de rigtige ressourcer tilknyttes udviklings-arbejdet, og ikke mindst, at der følges op på om investeringen bibringer virk-somheden de forventede resultater, som retfærdiggør investeringen.
ERP / E-COMMERCE STRATEGI
Strategiplanlægning er et vigtigt element i virksomhedsledelse, så det sikres, at virksomheden på velovervejet og struktureret vis, når sine målsætninger gennem planlægning, styring og opfølgning. For implementering af ERP og e-commerce systemer, er det virksomhedens strategi, som sikrer, at virksomheden får de rigtige løsninger, som understøtter virksomhedens strategiske mål, gennem etablering af målsætninger for systemerne selv. Gennem en veltilrettelagt ERP og e-commerce strategi sikres det, at krav til brug og funktionalitet identificeres og de rigtige ressourcer tilknyttes udviklings-arbejdet, og ikke mindst, at der følges op på om investeringen bibringer virk-somheden de forventede resultater, som retfærdiggør investeringen.
Hvad er strategiplanlægning?
Strategisk ledelse handler om, at man forudser og planlægger aktiviterne for driften af sin virksomhed, så man på strukturet vis når de mål man har sat for virksomheden. ERP og e-commerce strategi en selvfølgelig del af den strategiske planlægning, fordi begge systemer står i centralt i forhold til, at virksomhedens når sine mål. ERP og e-commerce systemer kan være en stor investering, hvor en korrekt strategi sikrer den rigtige løsning, med lavest muligt omkostninger, og klart definerede gevinster (værdiskabelse).
Strategisk ledelse
I forbindelse med implementering af nye IT-systemer er det vigtigt, at ledelsen har gjort sig strategiske tanker om, hvilke krav man har til systemerne, herunder hvilke typer af brugere, der skal anvende systemerne og hvilke opgaver brugerne skal udføre. Brugere kan både være interne og eksterne (kunder/leverandører). Opgaven med at definere brugerkrav udføres i kombination med systemudvikling, som har de fornødne værktøjer til, at indhente og definere bruger- og systemkrav. Krav-design kan være kompleks proces, ikke bare i udførelse, men også fordi kravene skal formaliseres på en måde, så der kan laves et udbudsmateriale til indhentelse af tilbud fra eksterne udviklingshuse. Derfor er projektledelse en af de første overvejelser ledelsen bør træffe beslutning om.
Strategiske overvejelser
Der findes en række strategiske overvejelse, som skal træffes, uafhængigt af ERP- og e-commerce systemerne. Her er der nogle emner det kan være værd, at overveje inden man går videre med konkret strategi for ERP og e-commerce system, og inden videre kontakt til eksterne systemhuse:
- Virksomhedens organisation.
- Indførelse af Supply Chain Management.
- Overordnet markedsføringsplan
- Varenummersystem, hvilket måske kan lyde lidt ligegyldigt, men et velstruktureret varenummersystem kan hjælpe, ikke bare i den interne drift, men kan også tjene som automatisk produktsortering, på f.eks en webshop, hvor korrekt sortering hjælpe kunden.
- Lagerlogistik, med lokationer og positioner, hvilket handler om indretning af varelager, så der effektivt kan tilføres og hentes varer.
- Eksterne integrationer kan være til et POS-system (kasse), markedsføring, transportører (fragt), og prisrobot. Afhængigt af implementering kan integration ske til enten ERP eller e-commerce system, og i nogle tilfælde begge dele.
- Rapporteringer, for hvis man vil vide hvordan ens forretning performer, så er det en forudsætning, at man kan generere rapporter, baseret på udtræk fra virksomhedens IT-systemer.
- Den nok største, og traditionelt dyreste, opgave i forbindelse med implementering af nye IT-systemer, er data migration, eller overførsel af data fra gamle systemer til det nye. Her kan det gå virkeligt galt, så derfor skal der tidligt lægges en strategi for hvordan det skal foregå.
- Projektstyring bør være funderet hos klienten i opgaven, ikke hos udviklerne. Det er således ledelsens opgave, at sikre en effektiv projektledelse for udvikling og implementering af IT-systemer.
- Implementation af testbeds for udvikling af systemerne, uafhængigt af systemer i drift.
- Trinvis implementering. Man kan overveje, til en start, at overføre al funktionalitet og data fra de gamle systemer, så man får nøjagtig den samme funktionalitet på de nye platforme. Når det virker, går man videre med nyudvikling.
Strategiske overvejelse for ERP-systemer
Om virksomheder har brug for et ERP-system (Enterprise Ressource Planning), eller kan nøjes med et simpelt økonomisystem, afhænger af virksomhedens opgaver og kompleksitet. Generelt kan det siges, at hvis virksomheden har produktsalg og/eller produktion, så vil et ERP-system være den rigtige løsning. Et ERP-system kommer som en færdig platform med mulighed for konfiguration og programmering, så virksomheden kan opnå en skræddersyet løsning, som passer til behovet. ERP-systemer kommer standard med:
- Lagerstyring
- Indkøb
- Kreditorer (Leverandører)
- Salg
- Debitorer (Kunder)
- Produktion
- Service
- Økonomistyring (Bogholderi)
- Vedligeholdelse
Det indledende arbejde omkring ERP-systemer handler om konfiguration og opsætning. Der skal opsættes et finanssystem med kontoplan o.a. så man kan bogføre og rapportere. Ligeledes skal der opsættes debitorer og kreditorer. Alt dette er standardopsætning, som enten overføres fra et ældre system, eller man tilpasser et nyt system. Uanset system, vil denne opgave bedst varetages af virksomhedens CFO eller bogholder.
Virksomhedssystemet
ERP systemet er selve virksomhedssystemet, som binder alt i virksomheden sammen, gennem databehandling og implementering af proceser og procedurer, som skal simplificere og effektivisere arbejdsgange i virksomheden. Det kan være indkøbsværktøjer/prislister, kunderabatter, produktion og service. Her vil der oftest ikke være standard-løsninger implementeret, for behovet er forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Fælles for disse områder er, at de bedste eksperter til at finde ud af, hvad hvilke opgaver man gerne vil have effektiviseret, er det personale i din virksomhed, som arbejder med med og i processerne dagligt. Hvis man går ud fra, at næsten alt kan lade sig gøre, så har man et godt udgangspunkt. Forvent ikke, at eksterne konsulenter af sig selv, kan udlede og implementere de processer din virksomhed har brug for!
ERP platforme
ERP-systemer er kendt for, at være voldsomt dyre at anskaffe, hvilket vi stiller os uforstående overfor. Kendte platforme som danske Uniconta og Microsofts Business Central, er gratis at installere og koster kun løbende abonnement. Så udgiften til implementering er udelukkende opsætning, data migration og programmering af procedurer. De fleste ERP-platforme har alt hvad en virksomhed skal bruge standard og lmulighed for tilføjelse af funktionalitet gennem programmering.
Sikkerhed
Der er i stigende grad et problem med hackere, som enten stjæler data, ødelægger systemer eller låser virksomhedens systemer for løsepenge. Man kan aldrig sikre sig 100%, men man kan minimerer risikoen betydeligt, hvis man indtænker en strategi for sikkerhed, i første omgang mod hackning, og selvfølgelig også hvis skaden er sket, at man hurtigt kan være oppe at køre igen.
Strategiske overvejelser for webshops
For mange virksomheder er en webshop den vigtigste salgs- og markedsføringskanal, så derfor er det vigtigt, at virksomheden får den helt rigtige løsning, og at denne er implementeret korrekt. Det er ikke trivielt, men heller ikke svært.
Det første strategiske ovevejelser omkring etablering af en ny e-commerce platform (webshop), er hvordan vi design- og funktionsmæssigt kan løse de problemer en given kunde kan opleve i forbindelse med købshandling. Som en del af den overordnede forretningsmodel, indgår også virksomhedens værditilbud i forhold til kunderne og de opgaver kunden møder. For en webshop handler det om køb, som skal foregå så enkelt og overskueligt som muligt. Nye kunder kommer ikke nødvendigvis rendende af sig selv, så der skal også laves online markedsføring, så vi får udbredt kendskabet til virksomheden og dens produkter. Webshoppen er den primære kilde for information til kunden om produkter og services, både vedrørende direkte information og som input til online markedsføringsplatforme såsom Google o.a.
Det skal således være let for kunden, at finde de produkter vi tilbyder, og vi skal præsentere indhold, som både informerer kunden, og tilfredsstiller online markedsføringen. Så i prioriteret rækkefølge skal der som minimum strategiske overvejelser omkring:
- Indhold
- Kategorisering
- Sortering
- Søgning
- Sikkerhed
- Rabatordning
- Betalingsmuligheder
- Fragtmuligheder
- Checkout
- Specielle funktioner, såsom abonnement o.a.
- Administration og vedligeholdelse.
Den sværeste opgave er, at sikre at kunden, når først de er inde på webshoppen, også gennemfører en ordre.
De arbejdsmæssigt største opgaver i forbindelse med en ny webshop er indhold, kategorisering, data migration, eventuelt design.
En flot og funktionel webshop er at foretrække, men står valget mellem de to, så er en funktionel webshop en absolut forudsætning. En webshop kan være nok så flot, men hvis man ikke kan finde det man skal bruge, er det ligegyldigt.
E-commerce Platform
Ligesom for ERP-systemer, skal man være opmærksom på, at alle webshops i dag bygger på e-commerce platforme, som kommer med næsten al den funktionalitet man kan ønske sig, og i nogle tilfælde også masser af design templates. Derudover vil udviklingshuse generelt have udført mange udviklingsprojekter, så der burde allerede være en del funktionalitet til rådighed. En webshop består af en forside, informations-sider, kategorisider (listevisning), produktsider, en kurv og checkout. De fleste platforme kan alt det man har brug, så der er ikke nødvendigvis grundlag for, at vælge den dyreste eller kendeste.
Hvad kan vi gøre for dig?
Med udgangspunkt i, at I selv er eksperter på jeres virksomheds ledelse, produkter og services, kan vi primært tilbyde support til brainstorming og rådgivning i forbindelse med strukturering og formalisering af strategiarbejdet.
- Medvirke til strukturere af strategiarbejdet.
- Brainstorming og medvirke til ERP-strategi.
- Brainstorming og medvirke til e-commerce strategi.
- Brainstorming og medvirke til strategi for projektledelse.
- Brainstorming og medvirke til strategi for data migration.
- Brainstorming og medvirke til online markedsføringsstrategi.
- Brainstorming og medvirke for test og uddannelse.