ERP/WEBSHOP PROJEKTLEDELSE
Projektledelse i forbindelse med udvikling af nye ERP og/eller e-commerce systemer er ingen trivialitet, men kræver indsigt og kompetencer indenfor mange fagområder, herunder virksomhedsstrategi, salg & markedsføring, indkøb, IT-systemer, softwareudvikling, databaser & databehandling, administration, drift, logistik, budgetter/controlling, Business Intelligence og projektledelse, hvilket gør det svært, at skabe et centralt og enkelt udgangspunkt for styring af projektet.
Alt for ofte ser man agile projektledelsesmedotder taget i brug ved systemudvikling, hvor metoden gør mere skade end gavn. Et ERP eller e-commerce projekt har ikke bruge for agilitet, men tværtimod struktur, planlægning og innovation.
ERP/WEBSHOP PROJEKTLEDELSE
Projektledelse i forbindelse med udvikling af nye ERP og/eller e-commerce systemer er ingen trivialitet, men kræver indsigt og kompetencer indenfor mange fagområder, herunder virksomhedsstrategi, salg & markedsføring, indkøb, IT-systemer, softwareudvikling, databaser & databehandling, administration, drift, logistik, budgetter/controlling, Business Intelligence og projektledelse, hvilket gør det svært, at skabe et centralt og enkelt udgangspunkt for styring af projektet.
Alt for ofte ser man agile projektledelsesmedotder taget i brug ved systemudvikling, hvor metoden gør mere skade end gavn. Et ERP eller e-commerce projekt har ikke bruge for agilitet, men tværtimod struktur, planlægning og innovation.
Hvad er IT-projektledelse
Helt enkelt handler projektledelse om, at sikre gennemførelse af et udviklingsprojekt, så man opnår den rette løsning, til en budgetteret pris og til en planlagt tid. Dette udføres ved, at man opdeler projektet i mindre og overskuelige opgaver, som organiseres i en logisk rækkefølge for projektets udførelse, og herefter planlægges i en tidsplan. Under projektudførelsen udarbejdes løbende opfølgning, så man ved hvor man er, og om man holder sine mål.
Selvom ERP- og e-commerce projekter ikke burde tage mere end 3-4 måneder, så kan det godt betale sig, at udviklingsarbejdet organiseres, så man ender op med den rigtige løsning. Det arbejde man lægger i på forhånd, ved klassisk projektledelse, tjener sig ind mange i løbet af projektet, i forhold til agil projektledelse.
Klassisk vs agil projektledelse
Agile projektledelsesmetoder har vundet stor udbredelse de seneste 20 år, men der er grund til at se kritisk på metoderne, for træerne vokser heller ikke her ind i himlen. Agile metoder kan være effektive til mindre interne udviklingsprojekter, hvor man ikke helt ved hvad der skal laves, men de kommer generelt til kort på større, mere komplekse udviklingsprojekter, med mange systemelementer og flere eksterne udviklinghuse og udbydere. Hvis man anvender agile metoder, er det næsten sikkert, at man ikke ved hvad man får, man kender ikke prisen på forhånd, men det bliver dyrt, og ingen kan fortælle hvornår det bliver færdigt.
Generelt er vores holdning, at hvis man ikke kan finde ud af, at lave en projektplan, kan man altid anvende agil projektledelse. Derfor anbefaler vi, at ERP- og webshop udviklingsprojekter gennemføres med klassisk traditionel projektledelse, som giver meget større sikkerhed for, at man får hvad man har brug, til en fornuftig pris og til tiden.
IT-projektledelse
Vi anbefaler og anvender klassisk projektledelse fordi, for ERP- og e-commerce systemer ikke er raketvidenskab og kræver ikke grundlæggende udvikling eller forskning. Tværtimod er langt størstedelen af implementeringsopgaven for ERP- og e-commerce systemet velkendt stof, som kun kræver organisering og planlægning at udføre. Men der vil ofte være brug for funktioner i systemerne, som ikke er standard, og det er så her, at vi er helt sikre på, at man sagtens, og meget mere effektivt, får defineret disse funktioner indledningsvis, i stedet for som i agil projektledelse “det finder vi ud af undervejs”.
Helt grundlæggende kan man ikke lede eller styre et IT-projekt, hvis man ikke har faglig indsigt i, hvordan systemerne fungerer, og hvad de skal udføre. Hvis man som projektleder ikke har den fornødne viden og indsigt, så kan projektdeltagere “løbe om hjørner med en”, hvilket bringer projektet i fare, med ekstra omkostninger til følge.
For implementering af ERP-systemer, skal en projektleder, som minimum, vide en del om:
- Virksomhedsstrategi.
- Klassisk projektledelse.
- IT-sikkerhed.
- Økonomistyring og bogføring.
- Produkterne (PIM)
- Indkøb.
- Salg & Markedsføring.
- Debitor/Kreditor. administration.
- Lagerstyring.
- Logistik.
- Produktion & Drift.
- Pakke og forsendelse
- Integration & Interfaces.
- Data migration.
- Business Intelligence (BI).
- IT-teknologier.
- Software og udviklingsmetoder.
- Lovgivning.
For e-commerce systemer (webshops), handler viden og indsigt om:
- Virksomhedsstrategi
- Projektledelse.
- IT-sikkerhed
- Indhold (content)
- Produktkendskab
- Kategorisering
- Funktionelt og visuelt design.
- SEO
- Betalingsgateways
- Fragtintegrationer
- Online markedsføring
- Data feeds
- Data migration
- Handelsbetingelser
- Lovgivning
ERP / Webshop Projektplan
Projektplanen definerer og planlægger projektets gennemførelse, ved at man systematisk og struktureret, at arbejde sig gennem krav og systemdesign, som
danner grundlag for opdeling af projktet i arbejdspakker.
Strategi
Ledelsen fastlægger strategien og det er nødvendigt, at man hurtigt får koblet en projektleder på, som er forankret i organisationen. Strategiarbejde og projektledelse arbejder herefter sammen om den endelige strategi for ERP og/eller webshop projektet.
System Design
For at kunne definere og styre et projekt, er det en forudsætning, at man ved hvad der skal laves. Derfor starter man med et system design, som begynder med design af krav. Det er i kravfasen, at det for de fleste IT-udviklingsprojekter går helt galt, for man definerer ikke kravene ud fra brugerne og de opgaver brugerne skal løse, og så står man ved projektets afslutning, med et system som ikke løser de opgaver det burde, og i mange tilfælde forårsager øgede omkostninger for virksomheden.
Når kravene er på plads, udarbejdes et egentlig design af systemet, hvor man definerer hardware og software elementer som skal indgå, og for hvert system laves et arkitektonisk design, som defininerer alle under-elementer og blokke, med hvad de skal udføre, samt hvordan de snakker sammen (interfaces).
Work Breakdown Structure
Når vi har et systemdesign, kan man opdele udviklingsarbejdet i arbejdspakker, hvilket på engelsk kaldes WBS, eller Work Breakdown Structure. Vi synes ikke den danske oversættlse “arbejdsnedbrydningsstruktur” lyder så godt, så vi bruger termen WBS. Det handler helt enkelt om, at man ud fra system design, definerer arbejdspakker i overskuelige størrelse, så man nemt kan lave estimater og styring på dem. Man kan eventuelt lave en arbejdspakkebeskrivelse, som fortæller hvilket input som er krævede, og hvad output fra pakken er, sammen med estimat af timeforbrug og hvem der skal udføre opgaven.
WBS udarbejdes ved, at definerere alle hovedelementer i systemet ex. ERP, Webshop, POS, Projektkontor, etc. Under hvert af hovedelementerne angives så alle de arbejdspakker, som hører under elementet, i en træ-struktur.
Design-, udviklings- og testplan
Efter alle arbejdspakker er defineret, organiseres arbejdspakkerne i faser og efter indbyrdes afhængighed.
På det her tidspunkt ved vi hvad der skal laves, og kan nu indhente tilbud fra udviklingshuse, for implementering af designet på en eller flere platforme. Tilbuddet kan laves bindende, for alle ved lige præces hvad der skal laves. Det kan sagten være, at der opstår andre krav i løbet af projektet, og så tager man en iteration mere med system design, så man er helt sikker på, at alt igen spiller sammen.
Tidsplan
Sammen med Design-, udviklings-, og testplanen, udarbejdes en foreløbig tidsplan, som dog først kan gøres færdig, når vi har endeligt tilbud og planlægning fra eksterne leverandører. Microsoft Project er et meget anvendt værktøj, hvor man kan organisere arbejdspakkerne i et struktureret tidsforløb, med angivelse af ressource og omkostninger.
Projektopfølgning
Ovenstående punkter handler om hvordan man får tilrettelagt styringen af projektet, men når projektet sættes i gang, kræver det løbende opfølgning fra projektlederen for at sikre, at projektplanen holder og vi når i mål. Det udføres ved løbende, at afholder møder og indhente status fra projektdeltagere. Statusinformationen kan indtastes i ex. Microsoft Project og værktøjet hjælper en til at vurderer om vi holder planen.
Hvad kan vi hjælp med
Vi kan bistå ledelsen i din virksomhed med, at få etableret den fornødne projektstyring til jeres ERP og/eller e-commerce projekt, så jeres organisation selv kan forestå projektledelsen.
- Medvirke ved udarbejdelse af projektplan
- Support til projektledelsen
- IT-fagviden
- IT-udviklingssupport